Auf einen Blick: Behandle einen KI-Chat wie einen externen Online-Dienst. Gib nur Informationen ein, deren Verarbeitung du verantworten kannst.
Diese Daten gehören nicht in einen KI-Chat
Vermeide Passwörter, API-Keys, TANs, Wiederherstellungscodes, Gesundheitsdaten, vollständige Kunden- und Mitarbeiterdaten, Bewerbungsunterlagen und nicht öffentliche Geschäftsgeheimnisse. Ersetze Namen, Adressen und Kundennummern durch Platzhalter und teile nur den relevanten Ausschnitt.
Einstellungen regelmäßig prüfen
Menüs ändern sich. Suche bei deinem Anbieter nach Datenkontrolle, Modellverbesserung, Verlauf, temporären Chats, Memory und verbundenen Apps. Deaktiviere nicht benötigte Integrationen zu Mail, Kalender oder Cloud-Speicher, begrenze Aufbewahrungszeiten und aktiviere Mehrfaktor-Authentifizierung.
Ein temporärer Chat oder deaktiviertes Training macht vertrauliche Originaldaten nicht automatisch unkritisch. Anbieter können begrenzte technische Speicherung zur Sicherheit oder Missbrauchserkennung vorsehen.
Nutzung im Unternehmen
Sobald echte Kunden-, Mitarbeiter- oder Bewerberdaten verarbeitet werden, prüfe vorab Zweck, Rechtsgrundlage, Anbieterrolle, Vertrag, Drittlandübermittlung, Speicherfristen und Zugriffskonzept. Ein Business- oder Enterprise-Tarif kann passende Verwaltungs- und Vertragsfunktionen bieten; das muss für den konkreten Tarif geprüft werden.
Dokumentiere freigegebene Tools in einem KI-Inventar und verbiete private Konten für vertrauliche Firmendaten. Eine kurze interne Richtlinie sollte erlaubte Tools, verbotene Daten, Freigaben, Prüfung von KI-Ergebnissen und einen Meldeweg festlegen.
Die ausführliche Organisationsperspektive behandelt die KI-Checkliste für KMU. Allgemeine Informationen ersetzen keine Datenschutz- oder Rechtsberatung.